COMMUNE DE HESDIN (MAIRIE)
Politique de protection des données à caractère personnel
Le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) entré en application le 25 mai 2018 impose une information transparente, claire et concise lors de la collecte de vos données à caractère personnel.
Le but de la présente politique est de vous informer des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par la commune de HESDIN.
I. Identité du Responsable de Traitement 2
II. Traitements, finalités et bases légales des traitements
A) Accueil du public
B) Gestion des actes de l’état civil 2
C) Gestion des cartes d’identité et passeport 3
D) Gestion des élections 3
E) Gestion du fichier population 4
F) Gestion de l’urbanisme 4
G) Gestion de la communication 4
H) Gestion de l’animation et de la culture 5
I) Gestion de la médiathèque 5
J) Gestion de la relation commerciale 6
K) Gestion des réservations de salles 6
L) Gestion du registre des concessions 6
M) Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) 7
N) La gestion des affaires scolaires, périscolaires extrascolaires 8
O) Police municipale 9
P) Vidéosurveillance municipale 9
) Gestion du marché 10
III) Durée de conservation applicable 10
IV) Destinataires des données à caractère personnel 10
V) Sécurisation de vos données 11
VI) Droits et recours 11
I) Identité du Responsable de Traitement
Les données personnelles collectées sont traitées par la commune de HESDIN en tant que responsable de traitement. Les coordonnées complètes de la structure sont :
Nom de l’organisme : Commune de HESDIN
Nom du représentant légal : Monsieur Matthieu DEMONCHEAUX
Adresse postale : 8 Place d’Armes 62140 HESDIN
Numéro de téléphone : 03 21 86 84 76
Adresse mail : referent-rgpd@hesdin.fr
Le délégué à la protection des données de l’association est :
Nom de l’organisme : CENTRE DEPARTEMENTAL DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
Nom du représentant légal : Monsieur Bernard CAILLIAU
Nom de la personne en charge de la désignation : Madame Alice HUYS
Adresse postale : Allée du Château – 62702 BRUAY LA BUISSIERE – FRANCE
Numéro de téléphone : 03 21 52 99 50
Adresse électronique dédiée : a.huys@cdg62.fr
URL de formulaire de contact dédiée : https://questionnaires-numeriques.cdg62.fr
II) Traitements, finalités et bases légales des traitements
A) Accueil du public
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Procéder à l’accueil du public
- Récupérer et traiter des demandes diverses (voirie, objets perdus, impressions de documents…)
- Gérer de la prise de rendez-vous pour l’état civil
- Réaliser des photocopies
- Gérer les domiciliations de courriers
La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de procéder à l’accueil du public.
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, numéro de téléphone, toutes les données utiles selon vos demandes (état civil…)
B) Gestion des actes de l’état civil
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Etablir les actes de l’état civil
- Etablir le cahier de suivi des actes
- Gérer la prise de rendez-vous
La base légale de ce traitement est l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Acte de mariage : lieu de célébration du mariage, date de célébration du mariage, nom et prénom des conjoints, nom et prénom des pères et mère des conjoints, nom, prénom, adresse postale et mail du demandeur à l’acte
- Acte de décès : nom, prénoms, date et lieu de décès, nom et prénom du père et mère du défunt, nom, prénom, adresse postale et mail du demandeur à l’acte
- Acte de naissance : nom, prénoms, date de naissance, nom et prénom du père et mère, nom, prénom, adresse postale et mail du demandeur à l’acte
C) Gestion des cartes d’identité et passeport
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Etablir les cartes d’identité
- Récupération des documents demandés
- Conservation des dossiers dans l’attente des nouveaux documents
- Destruction des dossiers dès réception des nouveaux documents
- Gestion de l’agenda partagé pour la gestion des demandes de carte d’identité
La base légale de ce traitement est l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Renouvellement de carte : ancienne carte, justificatif de domicile, livret de famille, acte de naissance (facultatif)
- Première carte (mineur) : carte d’identité des deux parents, justificatif de domicile, livret de famille, acte de naissance
- Agenda : nom de la personne concernée et son numéro de téléphone
D) Gestion des élections
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Procéder à l’inscription sur la liste électorale
- Gestion de la liste électorale (mise à jour de l’adresse par exemple)
- Edition de la liste électorale la veille du scrutin
- Edition de la liste d’émargement la veille du scrutin
- Vérification de l’identité le jour de l’élection
La base légale de ce traitement est l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Inscription sur la liste électorale : photocopie de la carte d’identité, justificatif de domicile
- Jour de l’élection : nom, prénom, date de naissance (sur présentation de la carte d’identité)
- Gestion de la liste : civilité, nom, prénoms, numéro INE, nationalité, date et lieu de naissance, bureau de rattachement pour les élections, numéro de téléphone, courriel
E) Gestion du fichier population
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Procéder à la gestion du fichier population
- Récupération des informations nécessaires à l’inscription de la personne concernée dans le fichier
- Distribution des avantages offerts par la commune
La base légale de ce traitement est l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale
F) Gestion de l’urbanisme
Public concerné : propriétaire et notaires
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Enregistrer les documents liés à l’urbanisme
- Procéder à la transmission des documents à la communauté de communes
La base légale de ce traitement est l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale
G) Gestion de la communication
Public concerné : tout public et professionnels
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Informer le public sur les activités de la commune
- Publications sur le site internet
- Publications sur les réseaux sociaux
- Envoi de courriers divers (brocante, expos, forum des associations)
- Communication par voie d’affichage
- Invitation des professionnels de la commune concernés par les changements dans la commune
La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de communiquer sur les évènements et la vie de la commune.
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, adresse postale
- Dans le cadre d’une brocante : numéro de carte d’identité, date et lieu de délivrance de la carte d’identité
- Dans le cadre d’une invitation : nom, prénom, adresse postale, mail, téléphone
H) Gestion de l’animation et de la culture
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Organiser des évènements liés à la culture et l’animation
- Procéder à la gestion des réservations
- Gestion des paiements
- Contrôle des billets sur place
La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de créer et de gérer des évènements en lien avec la culture et l’animation.
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, adresse postale, téléphone
I) Gestion de la médiathèque
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Gestion des inscriptions
- Edition d’une carte nominative
- Gestion de l’historique des prêts
- Gestion des encaissements
- Mise à disposition d’un ordinateur
- Organisation d’évènements en lien avec la lecture (ateliers, concours…)
Les bases légales de ce traitement sont le consentement (article 6-a du RGPD) et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de proposer des services aux utilisateurs et organiser des évènements.
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, date de naissance, adresse mail, adresse postale, téléphone
- Utilisation de l’ordinateur : nom, prénom, adresse, horaire d’arrivée et de sortie
J) Gestion de la relation commerciale
Public concerné : professionnels
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Etablir la comptabilité de la structure. La base légale de ce traitement est le respect d’une obligation légale (article 6-c du RGPD)
- Gestion des fournisseurs (gestion des commandes, de la réception, de l’exécution du service ou fourniture du bien, des factures et paiements). La base légale de ce traitement est l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD)
- Gestion des marchés publics (mise en ligne de l’appel d’offre, étude des candidatures et offres, apport d’une réponse). Les bases légales de ces traitements sont le respect d’une obligation légale (article 6-c du RGPD) et l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, adresse mail professionnelle, adresse postale professionnelle, téléphone professionnel
- Les données relatives aux coordonnées bancaires : le relevé d’identité bancaire
K) Gestion des réservations de salles
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Répondre à une demande de réservation de salle
- Constitution d’un contrat de location
- Gestion des acomptes et de la facturation
- Réalisation d’états des lieux de sortie
La base légale de ce traitement est l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, adresse mail, adresse postale, téléphone
- Les données relatives aux coordonnées bancaires : chèque de caution ou de réservation
L) Gestion du registre des concessions
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Tenir le registre des concessions
- Enregistrer les concessions
- Renouveler les concessions
Les bases légales de ce traitement est le respect d’une obligation légale (article 6-c du RGPD) et l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes concernant le défunt :
- Les données relatives à l’identité : nom, prénom, date de décès, date d’inhumation
M) Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS)
Public concerné : personnes âgées et personnes en difficultés
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour l’accueil et l’accompagnement social et médico-social des personnes âgées et de celles en difficultés :
- Fournir une prestation dans le cadre d’un contrat conclu avec la personne concernée ou son représentant légal
- Assurer la gestion du dossier administratif de la personne concernée
- Instruire, gérer et, le cas échéant, ouvrir les droits et/ou verser les prestations sociales légales et facultatives
- Offrir un accompagnement social adapté
- Elaboration d’un projet personnalisé d’accompagnement
- Assurer le suivi des personnes dans l’accès aux droits
- Orienter les personnes vers les structures compétentes susceptibles de les prendre en charge
- Echanger et partager les informations strictement nécessaires, permettant de garantir la coordination et la continuité de l’accompagnement et du suivi des personnes entre les intervenants sociaux, médicaux et paramédicaux
- Assurer la gestion administrative, financière et comptable de l’établissement
- Assurer la remontée des informations préalablement anonymisées aux autorités compétentes
- Etablir des statistiques, études internes et enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation de la qualité des activités et des prestations et des besoins à couvrir
Les bases légales de ce traitement est l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD), le respect d’une obligation légale (article 6-c du RGPD) et l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à l’identification des bénéficiaires de l’accompagnement social et médico-social et, le cas échéant, de leurs représentants légaux :
- Nom, prénom, adresse, courriel, numéro de téléphone, date et lieu de naissance
- Numéro d’identification de rattachement à un organisme : numéro d’adhérent ou d’allocataire
- Dans des cas exceptionnels, la photocopie de la pièce d’identité de la personne concernée notamment dans le cadre des demandes d’aides sociales, avec envoi au département dès que le dossier complet puis suppression immédiate
- Le numéro de sécurité sociale
- Les données relatives à la vie personnelle :
- Situation et composition familiale du foyer, le cas échéant, l’identification d’enfants pris en charge dans le cadre de la protection de l’enfance
- Les données relatives au parcours professionnel et de formation dans le cadre de l’aide à l’insertion professionnelle des personnes :
- Scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification
- Les données relatives aux conditions de vie matérielles :
- Situation financière : ressources, charges, crédits, dettes
- Prestations et avantages sociaux perçus : nature, montant, quotient familial, numéro d’allocataire
- Situation face au logement et à l’hébergement : type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement (domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion)
- Moyens de mobilité
- Les données relatives à la couverture sociale :
- Organismes de rattachement et régimes d’affiliation, droits ouverts
- Les données relatives aux coordonnées bancaires :
- Relevé d’identité bancaire (RIB) (pour les dossiers APA)
- Les données relatives à l’évaluation sociale et médico-sociale de la personne concernée :
- Difficultés rencontrées et appréciations sur celles-ci, évaluation de la situation des personnes afin de repérer l’aggravation de difficultés
- Les données relatives au type d’accompagnement et aux actions mis en œuvre :
- Domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement, objectifs, parcours, actions d’insertion prévues, entretien et suivi
- Les données relatives à l’identification des personnes concourant à la prise en charge sociale :
- Nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone de l’organisme, adresse, courriel
- Les informations relatives à certaines aides sociales légales (liste non exhaustive) :
- Aide sociale pour l’hébergement (ASH) et allocation personnalisée d’autonomie (APA)
- Carte « mobilité inclusion »
- Dossier RSA
N) La gestion des affaires scolaires, périscolaires extrascolaires
Public concerné : mineurs et représentants légaux
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Inscription des services en matière d’affaires scolaires, périscolaires et extrascolaires
- Suivi des services en matière d’affaires scolaires, périscolaires et extrascolaires
- Facturation des services en matière d’affaires scolaires, périscolaires et extrascolaires
- Scolarisation en école maternelle ou élémentaire
- Recensement des enfants soumis à l’obligation scolaire
- Restauration scolaire et extrascolaire
- Accueils et activités périscolaires et extrascolaires
- Accueils collectifs de mineurs avec ou sans hébergement (accueils de loisirs extrascolaires organisés par toute personne morale, tout groupement de fait ou par une personne physique dans le cas où cette personne perçoit une rétribution)
- Accueil de loisir de sept mineurs au moins, en dehors d’une famille, pendant au moins quatorze jours, au cours d’une même année sur le temps extrascolaire ou périscolaire pour une durée minimale de deux heures par journée de fonctionnement
- Accueil de loisirs extrascolaires pour les jours sans école incluant un nombre maximum de 300 mineurs
- Participation à l’organisation matérielle et financière de sorties scolaires, séjours scolaires courts et classes de découverte dans le premier degré
Les bases légales de ce traitement sont le consentement (article 6-a du RGPD), l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD), le respect d’une obligation légale (article 6-c du RGPD) et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f), justifié par la nécessité de procéder à la gestion des affaires scolaires, périscolaires et extrascolaires.
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives aux représentants légaux de l’enfant concerné : nom, prénom, adresse postale, téléphone, profession, employeur et lieu de travail, le numéro de sécurité sociale
- Les données relatives à l’enfant : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse postale
- Les données relatives aux personnes autorisées à venir chercher le mineur ou à prévenir en cas d’urgence
- Les données relatives à la vie personnelle : situation familiale, numéro affiliation CAF, livret de famille, attestation de domicile
- Les données relatives à la santé de l’enfant :
- Les données relatives à l’état vaccinal obligatoire, à jour, de l’enfant
- La fiche sanitaire
- Les données nécessaires à une prise en charge spécifique
- La mention de la présence d’un handicap nécessitant une prise en charge particulière ou une adaptation des conditions d’accueil, ainsi que les mesures de prise en charge ou d’adaptation retenue (sans détail complémentaire)
- La mention de la mise en place d’un plan d’accueil individualisé (PAI) sans détail complémentaire
- La mention de la mise en place d’un projet personnalisé de scolarisation (PPS) sans détail complémentaire
- Des renseignements sur les allergies et pathologies, après obtention du consentement exprès des représentants légaux des mineurs concernés
O) Police municipale
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Assurer l’accueil du public
- Procéder à la rédaction de mains courantes
- Rédaction des procès-verbaux divers (code de la route, environnement, publicité, stationnement…)
- Prise d’arrêtés municipaux (chiens dangereux, occupation domaine public, restriction de circulation…)
- Fourniture des licences de débit de boissons
- Surveillance générale des évènements et lieux publics
Les bases légales de ce traitement est le respect d’une obligation légale (article 6-c du RGPD) et l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à l’identité : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, plaque d’immatriculation du véhicule concerné
P) Vidéosurveillance municipale
Public concerné : tout public
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Assurer la sécurité des biens et personnes au sein de la commune
- Permettre l’identification d’une infraction
La base légale de ce traitement est l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD).
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à l’identité : image de la personne
Q) Gestion du marché
Public concerné : professionnels
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Récupération des renseignements nécessaires au marché
- Permettre la participation des professionnels au marché
Les bases légales de ce traitement sont l’obligation légale (article 6-c du RGPD) et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de procéder à la gestion du marché local.
Dans ce cadre, la commune de HESDIN peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Nom, prénom, adresse postale, téléphone, mail, statut juridique
III) Durée de conservation applicable
Vos données ne sont conservées que le temps strictement nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, augmenté le cas échéant des délais légaux de conservation.
Si le traitement concerné est fondé sur l’obtention préalable de votre consentement, vous avez droit au retrait de ce dernier à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
IV) Destinataires des données à caractère personnel
La commune de HESDIN est susceptible de transmettre vos données à ses sous-traitants pour la réalisation de ses activités, à ses partenaires et aux organismes légaux.
En cas de traitement de donnée au profit de la commune de HESDIN, la commune s’assure au préalable que ses sous-traitants respectent les obligations du RGPD.
Toute demande d’informations en vue d’une étude statistique fera l’objet d’une transmission de données préalablement anonymisées.
Aucun transfert de donnée n’est effectué en dehors de l’Union Européenne.
Aucune prise de décision n’est automatisée.
V) Sécurisation de vos données
La commune de HESDIN s’engage à protéger les données personnelles traitées. Pour se faire, la commune de HESDIN s’est engagée dans une démarche de sécurisation de ses traitements de données à caractère personnel, selon les recommandations de la CNIL et de l’ANSSI.
VI) Droits et recours
Nous sommes très attachés au respect de cette règlementation vous pouvez à tout moment demander à faire respecter vos droits conformément aux articles 15 à 21 du RGPD (droit d’accès, rectification, oubli/effacement, limitation, opposition, portabilité).
Cette demande peut être effectuée soit en contactant la commune de HESDIN à l’adresse suivante : referent-rgpd@hesdin.fr, soit en contactant le Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante : a.huys@cdg62.fr ou encore directement auprès de l’autorité de contrôle Française (CNIL) à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/ ou par téléphone au 03 21 86 84 76. Votre demande sera traitée dans les délais imposés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et du RGPD.